Az egyéni vállalkozó kivételével (tehát az egyéni cégnek is!) a könyvek üzleti év végi zárásához, a beszámoló elkészítéséhez, a mérleg tételeinek alátámasztásához olyan leltárt kell összeállítani és megőrizni, amely tételesen, ellenőrizhető módon tartalmazza a vállalkozónak a mérleg fordulónapján meglévő eszközeit és forrásait mennyiségben és értékben. Ez tehát a leltárkészítési kötelezettség.

A számviteli törvény 2012. január 1-jei módosítása kötelezően előírja a mérlegben szereplő eszközök legalább háromévente történő mennyiségi felvételét (leltározását). Mikortól kell azonban számolni a három évet, illetve kötelező-e a mennyiségi felvétel már a 2012. évben induló üzleti évről készülő beszámoló elkészítéséhez? Az egyes adótörvények és azzal összefüggő egyéb törvények módosításáról szóló 2011. évi CLVI. törvény módosította többek között a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény leltározásra vonatkozó előírásait. Ennek részeként rögzítésre került (a korábbi szabályozással tartalmában azonosan), hogy ha a vállalkozó a számviteli alapelveknek megfelelő mennyiségi nyilvántartást nem vezet, vagy e nyilvántartást nem folyamatosan vezeti, akkor az üzleti év mérlegfordulónapjára vonatkozó leltárba bekerülő adatok valódiságáról - a leltár összeállítását megelőzően - mennyiségi felvétellel köteles meggyőződni. Azaz ilyen esetben évente kötelező a leltározás.  E mellett új előírásként az eszközök és a források leltárkészítési és leltározási szabályzatában meghatározott időszakonként, de legalább háromévente kötelező a mennyiségi felvétel akkor is, ha a vállalkozó az eszközeiről folyamatos mennyiségi nyilvántartást vezet.

Az új előírásokat a 2012-ben induló üzleti évi beszámoló elkészítésénél kell alkalmazni, amelyből az következik, hogy folyamatos mennyiségi nyilvántartás vezetése esetén, legkésőbb a 2014-ben induló üzleti évi beszámoló összeállításához el kell végezni a mennyiségi felvételt, függetlenül attól, hogy arra - a törvényi módosítást megelőzően - mikor került sor, illetve egyáltalán sor került-e. A csak értékben kimutatott eszközöknél és kötelezettségeknél, valamint az idegen helyen tárolt eszközöknél (pl. önkormányzati vagy a vállalkozás által bérelt {akár a tulajdonos magánszemélytől is bérelt} rendelőben a vállalkozás tulajdonát képező orvosi eszközök, berendezések), továbbá a dematerializált értékpapíroknál a leltározást továbbra is egyeztetéssel kell elvégezni (azaz nem kell mennyiségi felvételt tartani, vagyis megszámolni, hanem elegendő a könyvelés adataival összevetni).

Az első lépés tehát annak tisztázása, hogy a szabályzatokban és a könyvelésben az eszközökről folyamatos mennyiségi nyilvántartás készül vagy sem, mert ettől függ, hogy évente, vagy háromévente kell-e leltároznunk? A második lépés annak tisztázása, hogy vannak-e a vállalkozásunk tulajdonát képező eszközök, berendezések idegen ingatlanban? Ha vannak, akkor évente egyeztetést kell végezni a könyveléssel ezek meglétéről. A harmadik lépés, hogy a csak értékben (tehát mennyiségében nem) kimutatott eszközöknél, ha vannak ilyenek, ugyancsak a könyveléssel egyeztetni kell a meglétüket.

Irodánk az eszközökről folyamatos mennyiségi nyilvántartást vezet, így ügyfeleinknek 2014. év végén kell először leltározniuk (megszámolniuk és összeírniuk az akkor meglévő eszközeiket), de a második és harmadik lépésben leírt egyeztetéseket évente meg kell tenni.

Az egyszerűsített mérleg tételeit leltárral kell alátámasztani. A valódiság elve azt jelenti, hogy a könyvvitelben rögzített, a beszámolóba felvett tételek a valóságban is megtalálhatóak, bizonyíthatóak, kívülállók által is megállapíthatók legyenek. Ennek alapvető feltétele az, hogy készüljön el a beszámolót alátámasztó leltár, a leltárban az eszközöket, a kötelezettségeket a törvényben leírt értékelési elvek, módszerek alapján értékeljék, a leltárral egyező összevont adatokat tartalmazzon a főkönyvi könyvelés.

Ez a rendelkezés és a fentebb idézett szabályok azt követelik meg a vállalkozótól, hogy meghatározott időközönként mennyiségi felvétellel győződjön meg a leltárba kerülő adatok valódiságáról, függetlenül attól, hogy vezet-e nyilvántartást, illetve milyet vezet. Ennek a leggyakoribb módja a számolás, azaz a fizikailag számba vehető eszközök (tárgyi eszközök, anyagok stb.) fordulónapon történő tényleges megszámlálása, megmérése és egyben állapotának vizsgálata. Ez jellemzően együtt jár a működés leállításával is, annak érdekében, hogy az eszközök fizikai mozgása, illetve az azokon végzett munkaműveletek ne akadályozzák a leltárfelvételt. Adódhatnak azonban olyan esetek is, amikor technológiai okokból nincs mód a leállásra, például az egészségügyi ellátásban. Ilyenkor a leltározást a rendelési időn kívül kell elvégezni akár túlmunka keretében is. A vállalkozónak a főkönyvi könyvelés és a leltáradatok közötti egyeztetést az üzleti év mérlegfordulónapjára vonatkozóan el kell végeznie. Érdekes példa a leltározásra, hogy a taggyűlési határozat által jóváhagyott, de pénz hiányában még ki nem fizetett osztalék azt a tulajdonost illeti meg, aki (amely) annak idején tag (tulajdonos) volt. Az osztalékról való döntést követően az osztalék kötelezettségkénti előírása valójában azt jelenti, hogy nevesítik azokat a tagokat, tulajdonosokat, akikkel szemben a társaság - osztalékfizetési - kötelezettsége fennáll. A számvitelről szóló törvény előírásából következik, hogy a fizetendő osztalék miatti kötelezettséget is tételes leltárral kell alátámasztani. A tételes leltár ebben az esetben az érintett tagok, tulajdonosok névsora lesz.

Alapvetés, hogy egy egyszer már leltárba került eszköz (amiről számla került a könyvelésbe leadásra) magától, csak úgy nem tűnhet el. Az értékcsökkenés (amortizáció)  csak egy könyvelési technika, azaz ha egy nullára leírt eszköz a leltárban már nulla forint értéken szerepel, ettől még meg kell lennie, mint például meg kell lennie a nullára leírt 5 éves cégautónak, a 7 éves kezelőegységnek, meg egy 3 éves laptopnak, stb. is.

Mi a teendő, ha egy eszköz nincsen meg, azaz a vállalkozás székhelyén-telephelyén nem lelhető föl? Ha az eszköz egyáltalán nincsen meg, akkor azt ellopták és akkor a gondos ügyvezetőnek feljelentést kell tennie lopás miatt a rendőrségen. Ha az eszközt valaki hivatalosan, engedéllyel elvitte és otthon, vagy máshol tárolja, használja, akkor ennek az engedélynek kell írásban meglennie. Ha az eszköz működésképtelen, javíthatatlan, vagy a javítás többe kerülne, mint egy új eszköz beszerzése, akkor azt le kell selejtezni. A működésképtelenséget, javíthatatlanságot az eszköz forgalmazója, vagy szervize, vagy műszaki szakember szakvéleményével kell alátámasztani, mert egészségügyi vagy más, nem műszaki tudású személytől életszerűtlen egy műszaki szakkérdés eldöntése. A javítási költség és az új eszköz beszerzése közötti gazdaságilag célszerű választást ugyancsak irattal (szakvélemény, árajánlat, prospektus, árlista, stb.) kell alátámasztani. A selejtezésnél ki kell mutatni a környezetvédelmi szabályoknak való megfelelést is, azaz veszélyes anyagokat is tartalmazó eszközök, berendezések selejtezésénél vagy arra jogosult szállítóval kell elszállíttatni, vagy a kisebb eszközöket igazoltan veszélyes hulladék begyűjtő helyre kell leadni.