A számla és a nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint az elektronikus formában megőrzött számlák adóhatósági ellenőrzéséről szóló rendelet értelmében 2016. január 1-jétől változik azoknak a jogszabály által meghatározott követelményeknek a köre, amelyeknek az adózó által használt számlázó program meg kell, hogy feleljen. A korábbiakhoz képest új előírás, hogy 2016. január 1-jétől minden számlázó programnak rendelkeznie kell egy olyan önálló, de a programba beépített, „adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás” elnevezésű funkcióval, amelynek elindításával adatexport végezhető
- a kezdő és záró dátum (év, hónap, nap) megadásával meghatározható időszakban kibocsátott számlákra, illetve
- a kezdő és a záró számlasorszám megadásával meghatározható sorszámtartományba tartozó számlákra.
Adatexportnak minősül az adóalany által elektronikus adathordozón tárolt adatoknak az adóhatóság rendelkezésére bocsátása a számla és a nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint az elektronikus formában megőrzött számlák adóhatósági ellenőrzéséről szóló rendelet 2. melléklete szerint és a 3. mellékletben meghatározott adatszerkezetben. A fentiek szerinti „adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás” funkció célja az egységes ellenőrzési adatszolgáltatás elősegítése, melynek keretében az adózó által elektronikus adathordozón tárolt – számlákra vonatkozó – adatok rendelkezésére bocsátása bármely számlázó program használata esetén gyorsan és egységes szerkezetben valósulhat meg.
Az adóalany köteles az általa használt számlázó program
a) nevét, azonosítóját;
b) fejlesztőjének nevét, és - ha van - adószámát;
c) értékesítőjének, rendelkezésre bocsátójának nevét, adószámát;
d) beszerzésének, használata megkezdésének vagy - saját fejlesztésű program használata esetén - a rendeltetésszerű használatbavételének időpontját
a d) pont szerinti időpontot követő 30 napon belül az adóhatósághoz, az erre a célra rendszeresített nyomtatványon bejelenteni.
Az adóalany köteles a használatból kivont számlázó program
a) fenti bekezdés szerinti adatait;
b) használatból történő kivonásának időpontját
a program használatból történő kivonását követő 30 napon belül az adóhatósághoz, az erre a célra rendszeresített nyomtatványon bejelenteni.
Az adóhatóság jogosult a számla kiállításának folyamatát úgy is ellenőrizni, hogy felügyelete alatt a számla kiállítója - próbajelleggel - bocsát ki számlát.
Az egészségügyi adatok védelméről szóló jogszabály betartása érdekében azt javasoljuk, hogy a programmal készített nyugtákra-számlákra csak a szolgáltatás TEÁOR kódját, és megnevezését írják rá (pl. TEÁOR 86.23 Fogorvosi járóbeteg-ellátás), és ha a beteg részletezést kér, akkor azt egy külön word dokumentumban bocsássák a rendelkezésére. Így egy esetleges a NAV-ellenőrzés során nem kerül védett egészségügyi adat az ellenőrök tudomására.
Azt javasoljuk, hogy a számlázó program készítőjétől kérjenek be írásos nyilatkozatot, hogy a számlázó program megfelel a 2016. január 1. napján hatályba lépő rendelkezéseknek, valamint ellenőrizzék, hogy a számlázó program bejelentése a NAV-felé megtörtént-e?